8e réunion de coordination 2018

Date/heure
Date(s) - 20/06/2018
19 h 00 min - 21 h 15 min

Emplacement
Chez David Merlaut

Catégories

Merci de venir à 19 h, heure d’ouverture de la salle. La réunion commencera à 19 h 15 précise et se terminera au plus tard à 21 h 15.
N’hésitons pas à apporter un petit quelque chose à grignoter ou à boire qui sera partagé pendant ou après la réunion. 🙂

Présent⋅e⋅s : Hélène, J-Pierre, Marine, Loïc, Nicolas, Erwan, Margaux, Zoé, Mathilde, Alice, Thomas, Mickaël, Valérie, Miléna, Estelle, Margot, Aurélien, Déborah, Jean-Pierre, Benji, Flavien, Marion, Rémi, Aurélien, Fred, Zoé G, Elodie, Martin, Sophie, Nora
Excusé⋅e⋅s : Youenn,

Compte-rendu : Zoé
Animation : Rémi
Gestion du temps : Fred
Distribution de la parole : Benji

0/ Agenda (5′)

• 23-24 juin : ateliers déco+signalétique à l’atelier boulevard de Chantenay : 10-18h au 23 boulevard de Chantenay.
• mercredi 27 juin (où ?) : réunion de briefing général + formation encadrement de vélorution par Place au Vélo. Bar La Maison, rue Lebrun, à partir de 18h. YOUENN pour formation sécurité.
• dimanche 1er juillet : accueil du Tour Alternatiba !
• mercredi 11 juillet à 19h à la Manu : prochaine coordination générale – débriefing de l’étape + temps de célébration avec les bénévoles et les partenaires : pique-nique partagé. Lieu : le Crapa. ODJ léger.
• 13-14-15 juillet : coordination européenne à Rouen (cf. point 2)

1/ Événements extérieurs : les Biotonomes (3′)

C’était les 15 et 16 juin aux Hameaux Bio de Nantes (route de Paris). Bilan : plutôt positif, pas tant de monde mais bien parlé de l’événement.

2/ Coordination européenne d’Alternatiba et ANV-COP21 (5′)

La prochaine aura lieu à Rouen du vendredi 13 juillet (18h) au dimanche 15 juillet (16h). Rémi et Benji y vont au nom de la Team, Simon peut-être aussi. Qui intéressé pour y aller au nom d’Alternatiba Nantes (les places ne sont pas limitées) ? Fred. Pas dispo : Zoé. Formulaire d’inscription à remplir avant le 1er juillet.

Nos ami-e-s d’Angers proposent de mettre en place des co-voiturage entre les 2 groupes (et peut-être aussi avec Alternatiba Le Mans) et ont créé un framadate spécial : https://framadate.org/OaI5km9PisHFE8s7

Voici la convention d’affiliation aux Amis de la Terre qui sera présentée à Rouen pour être validée. Cette convention a été élaborée par un groupe de travail ouvert suite à la validation du principe d’une affiliation d’Alternatiba/ANV-COP21 aux Amis de la Terre, actée lors de la dernière réunion de Coordination européenne à Nantes.

Intéressé.e.s : Fred, Miléna, Martin, Thomas, Nora, Marine, Estelle. Dead-line le 1er juillet !

3/ Fonctionnement interne : renouvellement des représentants légaux de l’association (2′)

À décider après le Tour. Fred n’exclut pas de se proposer.

Possibilité de se mettre en collégiale.

4/ Accueil du Tour Alternatiba (100′)

a) Coordination générale (5′)

Coréférent⋅es : Fred, Zoé, Rémi

b) Commission Bénévoles (15′)

Alice R.  Aurélie S.   Estelle S.

> Pour l’instant une cinquantaine de bénévoles inscrits. Dispatch des bénévoles en cours. Un référent par tâche, de préférence le référent fait partie de la commission Programmation.

> Chaque commission doit compter les forces vives dont elle a besoin et compter les référents parmi les forces vives. Merci de communiquer ce chiffre avant le dimanche 24 juin à la commission RH.

> En train de rédiger des fiches de poste. Merci de donner des détails pour alimenter ces fiches de poste.

> Sécurité/médiation : recenser les personnes qui sont à jour du PSC1. Prévoir quelques trousses de premier secours.

> Toilettes sèches : 2 bénévoles sur la journée, pour aider à monter puis surveiller, changer les bacs, sciure, …
> Signe de reconnaissance : gilet jaune ou T-Shirt Alternatiba
> Bénévoles volants à trouver.

> Stand Alternatiba / GIGNV : faire des binômes entre un « ancien » et un nouveau.

> QG Bénévoles : plutôt à trouver dans la commission Bénévoles : accueillir les bénévoles, les orienter vers leurs postes, trouver des bénévoles manquants s’il y a des absents, etc.

Hélène (questions en lien avec bar/resto) : combien de bénévoles ? Les bénévoles ont droit à quoi en boisson et repas ?(quels critères ?  ex. bénévoles du matin = repas)Je propose thé et café au QG bénévole à dispo et 1 assiette offerte pour bénévoles sur créneau 9H-14H avec 3 heures mini de bénévolat  ; Si boisson chaude (café et thé), mettons à dispo thermos au QG bénévole s’il est proche pour éviter la gestion au bar ?= oui Distribution de tickets le matin à l’accueil bénévole ?= OUI (Je peux imprimer des tickets comme l’an dernier si besoin, il faut juste me donner les quantités= OUI ) ; Distribution d’eau = bouteille 0.5L payante 1 euro au bar et prévoir qq grandes bouteilles ou mieux eau du robinet dans bouteilles en verre au QG  +  la gestion des gobelets pour les bénévoles : on fait payer la consigne ou pas = J’ai 70 gobelets différents pour les bénévoles ou on fait payer la consigne (peut-être mieux pour responsabiliser et on ajoute un sticker avec son nom ? (l’an dernier on ne savait pas trop comment faire sur ce point… sachant que qd on nous rend les gobelets, on ne peut pas savoir s’il a été donné sans o avec consigne)

RDV LE 27 JUIN POUR TOUT LE MONDE pour parler Bénévoles !

c) Commission Programmation (5′)

Fred, Zoé (coréférent⋅es), Miléna, Ludivine, Mathilde, Martin, Théo, Perrine, Nymphéa, Quentin, Yann

> Prochaine réunion vendredi 22 juin.

Le programme est calé. On se briefe en interne pour se dispatcher sur la prog’. A revoir : créneau d’installation.

d) Commission Communication (20′)

Benji, Thomas, (coréférents), Jonathan L (animateur pour la Comm’ Tour), Hélène, Sophie, Ariane, Fanny, Marion, Zoé, Fred, Yann, Rémi, Théo, Ingrid, Estelle

Visionnage du blockbuster « Sur les pavés, bientôt la plage », from Dalmayrac Production & Co ! 😉
Bilan conférence de presse : Télénantes, Presse Océan, Jet FM, + siège de Ouest France (interview), Euradionantes, interview en cours de calage. RTL2. Alternantes.
Diffusion flyers / affichage : créer des sous-groupes, faire les marchés, …
Stickers à coller le long des pistes cyclables.
Programme à imprimer en grand : en combien d’exemplaires et quelle taille ?
Plan à faire du site.
Signalétique à installer le matin et à désinstaller le soir.
Réseaux sociaux : on like, on partage.
Campagne de don à relayer aussi fortement.

e) Commission Logistique (25′)

Youenn, Marine, Jean-Pierre (coréférent⋅es) Jonathan H, Fanny, Youenn, Isabelle, Ludivine, Yann, Rémi L + Simon pour la cartographie

Restauration : Jonathan H référent + Hélène en soutien. Bilan de la Rue de la TEC dans la dernière partie du doc qui est ici

On part sur 200+100 repas, assiettes compostables en pulpe de canne à sucre (350 pour etre large), évite de faire une équipe vaisselle

pas de falafels, logistique trop compliquée, friteuse et tout…
>Faire des tickets repas ( Hélène).
> Menu : taboulé libanais, salade de carotte, salade betteraves et céleri, houmous.
> Besoin de monde en cuisine le samedi & le dimanche. Bénévoles : 8 en amont le samedi et 10 le jour meme (6 pour le dressage, 2 pour la distribution des tickets -> stand spécifique ??, 2 pour échanger les tickets avec les assiettes)
On valide le prix de l’assiette à 7euros. En contrepartie, on met le repas des bénévoles à prix libre et on fait une grosse campagne de don le Jour-J sur site.

Quelle solution pour le repas de l’équipe du tour (cyclistes) le soir ?

–>défiscalisation des dons alimentaires? Benjamin se renseigne

Buvette : La tireuse et les fûts sont réservés ainsi que les boissons sans alcool (eau en bouteille, Breizh-Cola, jus d’orange équitable, jus de pomme local. A prévoir du café et du thé (stock à Napce, )  /// Hélène -> pour avoir des jus de fruits bios et/ou local-équitable, on va plutôt les prendre chez Biocoop ; Et en + on va prévoir du cidre comme l’an dernier

Barnum 6x3M réservé au CSC de Rezé via Napce donc gratuit normalement.

On doit louer louer au comité des fêtes des Sorinières 3 barnums de 3M x 6M et 80 chaises car plus de bancs dispo à la ville.

On plus on prend 3 barnums 3*3 à Alternatiba Angers = Merci Angers 

Hélène -> bar / resto : l’an dernier le bar était 100% en Retz’L  ; est-il prévu de le faire aussi cette année pour le bar = NON / resto ? Si non, je pense qu’il prévoir + de bénévoles car + compliqué pour le rendu de monnaie ; doit-on dédier des bénévoles à la caisse  = OUI mais des personnes de confiance seulement.

le bar aura aussi des besoins divers : 1 bouilloire, 2-3 bassines pour la vaisselle, une 15zaine de torchons,… Qui peut nous en prêter ? Comment peut-on lancer un « appel à prêt » ?

Conférence : télé  = NON (rien de dispo sur Nantes en ce moment), j’imagine qu’ils ont du prévoir un plan B alternatif 😉

Sécurité : Il faut constituer une équipe d’environ 20 personnes pour encadrer et sécuriser le cortège puis quelques personnes en sécurité et secourisme lors de la journée. Et quid de la formation prévue par PAV ?

Commande matériel :

• Electricité : Mise à jour de la commande initiale avec la mairie à faire lorsque la Carto du lieu sera terminée –> JP à noté la commande
• Tables et chaises :Pour l’instant on a : 30 tables (2M x .70) via la ville et 130 chaises (50 par VDN et 80 location CFS, j’ai réservé aussi au CFS 10 tables (2.5M x .70M) que l’on peut ne pas prendre si besoin? 
• Pour info à l’atelier on a 30 assises basses type champignon.

JP a des Plan B !!

Il faut une équipe pour réguler la Parade.
Aussi une réflexion de la part de la commission Communication sur le rendu extérieur, sur l’image de la Parade, comment on place, etc…
Youenn y est de manière provisoire. Grandes banderoles pour le Grand départ, où sont-elles ?
Il faut jouer le jeu du dress-code 🙂 Garden Power ! Yihaaaa

f) Déco / signalétique (10′)

Elodie et Antho (pour le 17) pret à aider. Elodie (Didi) prête à venir aider pour ça = Elodie(Didi de Vendée) ok pour coordonner pour le WE prochain

Deux temps de déco/signalétique fixés à l’atelier de Chantenay : 17 juin et 23-24 juin. Déjà du matos là-bas.

Signalétique extérieure (grandes banderoles…) pour attirer le public depuis les lieux passants alentour et depuis transports en commun.

Fait-on un « char »/truc roulant pour Alternatiba ?= On est en cours d’amélioration du « pouce à roulette » –>pendant l’atelier Pimp my bike

–> Alice va contacter l’atelier du Pignon qui font aussi des décors. L’atelier du pignon pourrait se déplacer le jour J

Framapad pour lister tout ce qu’il y a besoin de faire : https://bimestriel.framapad.org/p/Deco-tour-2018-Alternatiba

Des idees de trucs auxquels on aurait pas pensé pour le WE prochain ?

– Tableau conscient pour appel à don.
– Afficher le prix de revient du repas/

Il y a encore du boulot : rendez-vous les 23 et 24 juin au 23 boulevard de Chantenay pour la suite des ateliers déco/signalétique/parade

Relooker les boîtes de conserve du Chamboule-tout avec des marques/grands projets inutiles

g) Commission Tracé (5′)

Référent : Youenn + Place au Vélo

Quand aura lieu la reconnaissance du tracé Montaigu-Nantes ?

La mairie a-t-elle reçu le parcours mis à jour avec les travaux du tram ? OK

Emma (07 68 86 92 53) de l’atelier vélo de Chantenay m’a contacté le 20/06 pour nous proposer 10 vélos fous pour la parade, détails pratiques à caler avec eux prochainement.

h) Finances + administratif (5′)

Hélène, Benji, Jean-Pierre

Le fichier de suivi du budget est dispo ici ;  il est actuellement déficitaire, il faut donc voir au + juste

Sources de financement :

• Don ponctuel ou régulier (via HelloAsso) mis en place, en commun Alternatiba Nantes et le GIGNV. Campagne à mener. // Bilan au 20/06/2018 midi = nous en sommes à 260 € de dons (… dont à priori 2 dons « mensuels » pour 25 €)
• Bien concevoir le stand Alternatiba pour vendre des goodies + caisses prix libre à chaque accueil.

Autres points finances :

• Don à RiseUp de 30 € validé => JP s’en occupe en fonction du bilan du 1er Juillet

i) Accueil de l’équipe du Tour (10′)

Référente : Sophie.
12 personnes à s’occuper : hébergement, nourriture, stockage vélo et matériel.

Plan B : atelier de JP mais besoin d’une dizaine de matelas + d’accès à une douche à proximité = Pas de douche à priori proche du 23 Bld de Chantenay donc à la dure avec des gants ou invitation chez les bénévoles du coin ?

Recherche de plan A : maison assez grande pour accueillir tout le monde même en se serrant un peu.