7e réunion de coordination 2018

Date/heure
Date(s) - 05/06/2018
19 h 00 min - 21 h 15 min

Emplacement
Chez David Merlaut

Catégories

Merci de venir à 19 h, heure d’ouverture de la salle. La réunion commencera à 19 h 15 précise et se terminera au plus tard à 21 h 15.
N’hésitons pas à apporter un petit quelque chose à grignoter ou à boire qui sera partagé pendant ou après la réunion. 🙂

Présent⋅e⋅s : Fred, Alice, Jpierre, Benjamin, Youenn, marine, rémi, simon,  antho, élodie, Thomas,
Excusé⋅e⋅s : Zoé, Aurélie

Compte-rendu : Benjamin
Animation : Fred
Gestion du temps : Alice
Distribution de la parole : Simon

 

0/ Agenda (10′)

• mardi 12 juin : Alternati’Bar à 19h30 à l’Art Scène. Thème : Tour Alternatiba ! Qui sera là ? Alice, Elodie, Fred, Benj, Antho
• dimanche 17 juin + WE 23-24 juin : ateliers déco+signalétique à l’atelier boulevard de Chantenay
• (Zoé) A caler : date pour la réunion avec les bénévoles/formation Place au Vélo (bien de le faire la semaine juste avant le passage du Tour, car nous avons souvent de nouveau bénévole au derniers moment) –> idée faire une soirée briefing/ formation/ rencontre des bénévoles  = éventuellement le mercredi 26. Adopté
  
• prochaines coordos : mercredi 20 juin (consacrée exclusivement à l’accueil du Tour) à 19 h à la Manu + prévoir une réunion de débriefing avant la trève estivale –> Mercredi 11 Juillet à la manu
• dimanche 1er juillet : accueil du Tour Alternatiba !
• temps de célébration avec les bénévoles et les partenaires : quel jour ? quel lieu ? pique-nique ? –> truc simple courant juillet, encore à fixer
• 13-14-15 juillet : coordination européenne à Rouen (cf. point 2)

 

1/ Événements extérieurs (15′)

a) Bilan du Grand Brunch et la Fête du Vélo (10′)

Globalement c’est bien passé

Grand Brunch:

Ca c’est bien passé. « On as recruté ». Beaucoup de passage.

Partenariat bien passé avec NAPCE, même si ils ont été déçus de l’affluence global sur l’évènement.

Fête du Vélo:

écourté par l’orage. Jeu et stand, que deux personnes d’Alernatiba. Globalement les personnes étaient déjà bien informées. Du passage, mais moins que au grand brunch.

 

b) Présence aux Biotonomes (5′)

Nous sommes invités à être présents les 15 et 16 juin aux Hameaux Bio de Nantes (route de Paris) pour tenir un stand. Occasion de parler du Tour ! Qui peut y être ? Fred, JP, Benji, Elodie –> rémi nous met en contact avec le responsable pour les détails pratiques

 

2/ Coordination européenne d’Alternatiba et ANV-COP21 (15′)

a) Prochaine coordination à Rouen du 13 au 15 juillet (5′) entre 10/18h

Qui veut et peut y aller au nom d’Alternatiba Nantes ? Rémi, Benji, (Simon), Fred

Nos ami-e-s d’Angers proposent de mettre en place des co-voiturage entre les 2 groupes (et peut-être aussi avec Alternatiba Le Mans).et ont créé un framadate spécial : https://framadate.org/OaI5km9PisHFE8s7

Zoé : pas présente

 

b) Partenariat Enercoop : source de financement national et local (10′)

Un partenariat proposé par Enercoop a été validé (la proposition). Le principe est simple : pour chaque souscription à Enercoop se faisant grâce à Alternatiba, 20€ reviendra à Alternatiba.

Le lien avec Alternatiba se fera grâce à un un coupon fourni par Enercoop que les nouveaux souscripteurs devront entrer à leur souscription. Pour qu’un groupe Alternatiba puisse bénéficier de ce partenariat, il doit envoyer une liste de codes postaux du territoire. Quand Enercoop reversera l’argent à Alternatiba, le national reversera le montant des souscriptions correspondant à ces codes postaux.

Stratégie locale : Les premières “cibles” de ce partenariat peuvent être les personnes du groupe qui ne sont pas encore chez Enercoop et qui pourront profiter de ce partenariat pour changer de fournisseur d’électricité et ainsi faire bénéficier Alternatiba par la même occasion. Nous sommes invités à aller plus loin : à réfléchir à une stratégie locale pour faire connaître Enercoop auprès du grand public, apporter plus de clients à Enercoop et ainsi une source de financement au groupe.

Enercoop peut fournir du matériel de communication : flyers, affiches, stickers, bulletins de souscription. Des ambassadeurs locaux peuvent se déplacer.

Un fil de discussion #partenariat_enercoop a été créé sur Rocket Chat où on peut échanger entre groupes, poser des questions, etc. Un webinaire est également organisé le 19 juin à 18h30, avec explications détaillées sur Enercoop pour nous aider et répondre aux questions.

Pour s’inscrire : formulaire à remplir pour signaler notre intérêt pour ce partenariat, nous inscrire au webinaire, signaler nos codes postaux, demander du matériel, etc.

 

Validation de la proposition.

JP va s’occuper de faire la demande pour Nantes

3/ Fonctionnement interne (10′)

a) renouvellement des représentants légaux de l’association

 

4/ Accueil du Tour Alternatiba (60′)

a) Coordination générale (‘)

Coréférent⋅es : Fred, Zoé, Rémi

Deux rencontres ont eu lieu avec la mairie, d’abord avec l’élu Thomas Quéro (Rémi L et Rémi D) puis avec madame Rouger du service d’instruction technique du dossier (JP, Fred, Rémi D)

Visite sur site mardi 29 mai

 

b) Commission Bénévoles (10′)

Alice R.  Aurélie S.   Estelle S.

 

Organisation QG des bénévoles Jour J

Besoins à transmettre à la commission logistique (Aurélie s’en charge après validation du compte rendu) :

– barnum fermé sur 3 cotés si possible positionner à l’abri du soleil : 1 Barnum 3X3M avec côtés est réservé au CSC Rezé

– une prise électrique branchement d’une bouilloire (Aurélie)
– deux ou trois tables, quelques chaises, tapis et  coussin
– Café, thé, sucre (si possible dans le budget)–> (dispo au local pour le sucre au moins)
– Affiche ancienne, Marqueurs et Scotch pour affichage (Planning, Plan du site et coordonnées référents)

Proposer lors de la prochaine réunion de coordination d’organiser la semaine 23/06 au 29/06 une rencontre avec les bénévoles avec présence d’un ou de plusieurs membres de chaque commission (Alice propose de privatiser le grenier du bar « La maison »)

–> proposition de faire une pré-soirée avec tout le monde (cf agenda).

–> soirée post-évenement déterminé à la prochaine coordo (pique-nique simple)

Jonathan Hervé (Beurre Sucre) a proposé d’encadrer une équipe cuisine/restauration pour le jour J. notamment pour que l’on puisse faire entrer un peu d’argent dans nos caisses avec une offre cantine Alternatiba. Il a confirmé qu’il est partant et planche sur un menu simple et pas cher. Il y aurait donc une équipe cuisine à constituer de 7 à 8  personnes, dispo le jour j mais aussi es 2 ou 3 jours précédents et surtout le samedi. (Fred) –> traité en logistique

 

c) Commission Programmation (10′)

(référent⋅es ?) : Fred ; participants : Miléna, Zoé, Martin, Théo, Perrine, Nymphéa, Ludivine, Quentin, Yann

Dernière réunion le 22 mai

50 inscriptions dont certaines englobent plusieurs organisations (voir tableau de programmation) soit donc + de 60 structures locales qui seront présentes.

La Parade s’organise mais son déroulement est en train d’être revu (voir commission Logistique). dossier déposé en mairie et en préfecture. Une petite partie de l’itinéraire a dû être revu en raison de travaux.

Fanfares : relancer la mobilisation (Marine) / 1 réponse positive mais cachet trop élevée

–> Budget de 200€ débloquées pour trouver groupe de musicien déambulante – Contact avec le Grand machin chose  et une batukada payante.

Guest star / influenceur : possibilité de faire venir quelqu’un via le national : Hubert Reeves et Geneviève Azam pressentis mais pas dispo. Dernière demande en date concernant La Revue Dessinée. Contact pris ce 05.06 avec la rédactrice en chef, Amélie Mougey : très intéressée et partante mais confirmation à venir au plus vite.

Concerts : Uni Fi Di World, La Smala et Gustus et Pangea Project, confirmés.  ! Pangea Project serait preneur d’hébergement militant pour les nuits du 30 juin au 1er juillet puis du 1er au 2 juillet (3 personnes sûres ou 4 éventuellement) –> pas nécessairement besoin de loger tout les musiciens ensemble, on mutualise la demande avec l’accueil des cyclistes

Peut-on confirmer les dates pour les ateliers Pimp my bike ? (ou autre nom si objection) : Merci Zoé

–> en même temps que les ateliers déco , faire événement pour inviter les créatifs. (déplacé dans commission décoration)

Jonathan Hervé (Beurre Sucre) a proposé d’encadrer une équipe cuisine/restauration pour le jour J. notamment pour que l’on puisse faire entrer un peu d’argent dans nos caisses avec une offre cantine Alternatiba. Il a confirmé qu’il est partant et planche sur un menu simple et pas cher. Il y aurait donc une équipe cuisine à constituer de 7 à 8  personnes, dispo le jour j mais aussi es 2 ou 3 jours précédents et surtout le samedi. (Fred)

 

d) Commission Communication (‘)

Benji, Thomas, (coréférents), Jonathan L (animateur pour la Comm’ Tour), Hélène, Sophie, Ariane, Fanny, Marion, Zoé, Fred, Yann, Rémi, Théo, Ingrid, Marine + Estelle

• VALIDATION du programme définitif, en lien avec la commission Programmation (objectif : envoi à l’imprimeur le 7 juin pour récupération le 12 juin (Alternatibar). Si le programme n’est pas tout à fait au point, s’autorise t-on une semaine supplémentaire ? (Zoé)

–> essayer de les avoirs pour le BIOtonome du 15/16 juin.

–> quantités à imprimer ? la commission communication peux décider tant que ça reste un prix raisonnable (au moins 1000 flyers)

–> Bandeau affiche : avoir un lieu et une heure de RDV.

Compte-rendu du 21 mai.

Newsletter envoyée le 22 mai.

Site web amélioré pour renforcer la visibilité du Tour

Communiqué de presse envoyé le 22 mai avec invitation à une conférence de presse le 18 juin à 15 h : trouver un lieu et faire un rappel une semaine avant. –> à voir en commission com

Appel à faire signer à nos partenaires pour donner du poids à l’événement auprès de la presse

Campagne de don : 3 paliers (500, 800, 1200 euros), visuels, appel sur les RS, bandeau sur le site

Appel à bénévoles à diffuser

Stratégie de diffusion des flyers et affiches –> sur lieux ciblées

 

e) Commission Logistique (20′)

Youenn, Marine, Jean-Pierre (coréférent⋅es) Jonathan H, Fanny, Youenn, Isabelle, Ludivine, Yann, Rémi L + Simon pour la cartographie

Restauration : Jonathan H référent + Hélène en soutien. Bilan de la Rue de la TEC dans la dernière partie du doc qui est ici

Barnum 6x3M pour restauration réservé au CSC Rezé
Il faut aussi penser aux repas de l’équipe du tour (cyclistes), et s’il faut les nourrir le soir, quelle solution car il n’y aura probablement plus les food-truck.

–>défiscalisation des dons alimentaires? Benjamin va essayer de ce renseigner

Buvette : La tireuse et les fûts sont réservés à la brasserie du Bouffay (1 blonde pils + 1 ambrée) ainsi que les boissons sans alcool (eau en bouteille, Breizh-Cola, jus d’orange équitable (stock à Napce donc en attente des tarifs), jus de pomme local.
A prévoir du café et du thé (stock à Napce, en attente des tarifs)
Barnum 6x3M réservé au CSC de Rezé via Napce donc gratuit normalement.

Sonorisation : Système son 2.1 réservé chez E44 (1KW marque HK pour 100 euros le WE)

Conférence : tente ? télé ? : Proposition que la caravane du tour vélo s’équipe d’un grand écran qui pourrait servir lors des différentes étapes : réponse de la logistique tour = « pas de place/poids pour cela » – mon commentaire :  » c’est bien dommage !!!!!!! »

Sécurité : Il faut constituer une équipe d’environ 20 personnes avec des secouristes à jour de leur qualification, cette équipe servira surtout lors du cortège puis en effectif réduit lors de la journée / Une demande de DPS est en attente de devis mais n’est ce DPS n’est pas obligatoire.

Commande matériel :

• Electricité : Mise à jour de la commande initiale avec la mairie à faire lorsque la Carto du lieu sera terminée –> JP à noté la commande
• Tables et chaises :Mise à jour de la commande initiale à faire lorsque la Carto du lieu sera terminée
• Remorque frigo 2M3 réservée pour 70 euros / WE c’est chouette !
• Talkie Walkie PRO : Je ne pense pas que cela soit utile pour un cortège, on peut faire avec les téléphones portables si besoin ou avec les 3 talkies que Philippe Peneau possède mais qui auront peut-être des PB de portée en ville. –> équipe du tour en as à preter, rémi vérifie. Si non possibilité de faire une confcall
• Toilettes sèches : OK, devis signé avec l’association terre-eau-Plante pour 3WC et 4 urinoirs

 

f) Déco / signalétique (5′)

Marine PAS ok pour coordonner, Elodie et Antho (pour le 17) pret à aider. Elodie (Didi) prête à venir aider pour ça.

Deux temps de déco/signalétique fixés à l’atelier de Chantenay : 17 juin et 23-24 juin. Déjà du matos là-bas.

Signalétique interne sur le cours, facile. Signalétique extérieure (grandes banderoles…) pour attirer le public depuis les lieux passants alentour.

En cherchant à l’atelier j’ai retrouvé une banderole en drap  » Alternaticantine » Il y a aussi : 

• 2 panneaux en bois en bon état « point Accueil »
• 2 panneaux de prix pour la buvette à mettre un peu à jour 
• Beaucoup de flèches à accrocher
• 2 totems indicateur en bon état
• 10 lestes en béton
• …………. Inventaire à faire

Peut-on confirmer les dates pour les ateliers Pimp my bike ? (ou autre nom si objection) : Merci Zoé

–> en même temps que les ateliers déco , faire événement pour inviter les créatifs. (déplacé dans commission décoration)

Fait-on un « char »/truc roulant pour Alternatiba ?  (Zoé)

–>pendant l’atelier Pimp my bike

–> Alice va contacter l’atelier du Pignon qui font aussi des décors. L’atelier du pignon pourrais ce déplacer le jours j (à voir en commission programmation)

–> Pensez affichage pour indiquez lieux depuis transport en commun. Bien penser à le démonter après

g) Commission Tracé (5′)

Référent : Youenn + Place au Vélo

Quand aura lieu la reconnaissance du tracé Montaigu-Nantes ?

La mairie a t’elle reçu le parcours mis à jour avec les travaux du TRAM ?

Lettre à faire sur papier simple au cabinet de la préfète pour indiquer le tracé du cortège : Je veux bien faire cela cette semaine (JP)

 

 

h) Finances + administratif (5′)

Hélène, Benji, Jean-Pierre

Le fichier de suivi du budget est dispo ici ;  il est actuellement déficitaire, il faut donc voir au + juste

Sources de financement :

• Don ponctuel ou régulier (via HelloAsso) mis en place, en commun Alternatiba Nantes et le GIGNV. Campagne à mener.
• Bien concevoir le stand Alternatiba pour vendre des goodies + caisses prix libre à chaque accueil.

 

Autres points finances :

• Cotisation de 30 € au collectif StopCETA validée => Benji s’en occupe. Fait ? ok
  
• Don à RiseUp de 30 € validé => JP s’en occupe. Fait = NON : en attente bilan du 1er Juillet
• OK pour le 26 Mai pour le GIGNV et Alternatiba
• Budget GIGNV: A régler avec le GIGNV, mais possible.

Déduction fiscal:

• Possible mais pas agrée, donc éviter de faire la promo à partir de ça.
• Démarche trop compliqué et risque de refus

 

i) Accueil de l’équipe du Tour (5′)

Référente : Sophie.
12 personnes à s’occuper : hébergement, nourriture, stockage vélo et matériel.