Ce document a pour but de guider chaque référent dans l’accomplissement de ses missions en tant que référent.
Dans l’organisation, le référent est une personne qui assure le lien entre une commission / thématique et la coordination générale. Il est aussi responsable de l’animation du groupe de la commission / thématique.
Son engagement doit être durant toute la période de préparation et pendant l’événement si possible. Il doit être motivé, enthousiaste, avoir un intérêt pour le sujet choisi et bien sûr disposer d’un minimum de temps à consacrer à son rôle.
Ses activités
- Animer le groupe
- Organiser les réunions de travail (date, lieu, invitations, ordre du jour, compte rendu)
- Remonter les avancées du groupe à la coordination générale via la fiche info dédiée
- Organiser la représentation de la thématique aux réunions de coordination générale tous les 15 jours
- Recruter de nouvelles associations participantes (aidé par les membres de son groupe) – Obtenir les fiches de participation des associations et les faire adhérer à la charte Alternatiba
- Être inscrit sur la liste de diffusion Alternatiba Toulouse Coord
- Vérifier la bonne inscription de chaque membre du groupe à la liste de diffusion associée à sa commission ou thématique
- Décliner les décisions générales au niveau du groupe
- Identifier les synergies avec les autres thématiques et co-élaborer des dispositifs d’animations communs
- Définir le titre de la thématique et Identifier les slogans porteurs de la thématique (par exemple une agriculture paysanne et locale, une alimentation saine, des transports plus doux, …)
- Définir les débats, conférences ou tables rondes à planifier et identifier les interlocuteurs nécessaires – Identifier un plateau TV avec 2 à 4 invités
Ses actions incontournables
- Alimenter le document commun : une fiche info est dédiée à chaque thématiques, c’est un élément clé de communication avec l’ensemble du collectif que ce soit: votre groupe, la coordination générale, mais aussi n’importe quelle personnes arrivant pour nous aider. La fiche info recense tous l’historique d’organisation de votre groupe, les réunions passées et à venir ainsi que tous leur compte rendu.
- Proposer des points aux ordres du jour des coordinations générales et plénières
- Communiquer et motiver les associations de la thématiques par l’intermédiaire d’email, de sessions de travail jusqu’à l’évènement
- Répercuter les informations opérationnelles transmises par la coordination générale
- Alimenter le site internet public d’Alternatiba Toulouse et la page thématique associée. Tutoriel disponible ici (à venir).
Il est recommandé que chaque commission/thématique compte au moins 2 référents pour se partager les activités.
Tout ceci doit se faire naturellement dans la bienveillance sans pression inconsidérée. Il ne faut pas hésiter à remonter les questions ou problèmes à la coordination générale (toulouse_coord@alternatiba.eu).